Đăng ký trước với hệ thống quản lý khách đến thăm giúp các văn phòng giảm thiểu rủi ro COVID-19 - Thư viện an ninh
ĐANG TẢI

Gõ để tìm kiếm

Đăng ký trước với hệ thống quản lý khách đến thăm giúp các văn phòng giảm thiểu rủi ro COVID-19

Chia sẻ

Các hệ thống quản lý khách đến thăm (VMS) được thiết lập để đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro của COVID-19 khi nhiều nơi làm việc bắt đầu mở cửa trở lại. VMS không chỉ có thể giúp các nhà quản lý tòa nhà biết ai đang tham gia và hiện đang ở trong khuôn viên, nó còn cung cấp các công cụ cần thiết để đề phòng cho mọi tương tác.

Gửi lời mời email đăng ký trước

“Để đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro cho tất cả mọi người trong một khu vực nhất định, thế giới đang hướng tới văn hóa gửi lời mời trước” – theo Brian Phillips –  Giám đốc Global Security Strategy tại Traction Guest.

“Để biến điều này thành hiện thực, công nghệ cần phải cho phép các công ty xác thực danh tính và sàng lọc trước cả nhân viên và khách truy cập trước khi họ thậm chí vào nơi làm việc”- ông nói.

Ngày nay, nhiều hệ thống quản lý khách đến thăm cho phép đăng ký trước khi họ đến một cơ sở. Mời khách qua email trước chuyến thăm của họ để xem xét các quy trình an toàn và sức khỏe thông báo cho du khách về những gì mong đợi khi đến nơi. Ví dụ: khách truy cập có thể nhận được thông báo rằng sàng lọc nhiệt độ có thể được thực hiện khi họ đến nơi.

“Bằng cách có khách đăng ký trước, bạn có thể giúp hạn chế liên lạc giữa khách và nhân viên, cũng như hỗ trợ đội ngũ cơ sở đảm bảo bạn không vượt quá khả năng kiểm soát như nhận biết chính xác có bao nhiêu người sẽ ở trong văn phòng của bạn suốt cả ngày” – Matt Harris – giám đốc Workplace Technology tại Envoy nói

Sàng lọc với các câu hỏi về sức khỏe và an toàn

Là một phần của quy trình đăng ký trước, các câu hỏi liên quan đến lịch sử du lịch và sức khỏe của khách cũng có thể được giải quyết. Điều này có thể được thực hiện trong email mời và có thể được theo dõi trong quá trình đăng ký tại chỗ. Thêm lớp bảo vệ này cung cấp cho người quản lý tòa nhà thông tin quan trọng để bảo vệ cơ sở của họ.

“Bạn cũng có thể thêm các câu hỏi tùy chỉnh cho mỗi khách đến thăm – chỉ hiển thị trong nội bộ – để cho phép máy chủ của bạn xem xét và giảm thiểu mọi rủi ro tiềm ẩn và quy trình được kết nối với lượt truy cập đó. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng mọi chuyến thăm đều đáp ứng các yêu cầu về sức khỏe và an toàn của tổ chức của bạn” – Greg Blondeau giải thích – CEO của Proxyclick.

Blondeau nhấn mạnh rằng nếu một công ty kiểm tra tốt khách và báo cáo các trường hợp cần sự chú ý của nhân viên an ninh, họ có thể dễ dàng tránh mọi tình huống khó xử hoặc có vấn đề có thể để lại ấn tượng xấu với khách.

Thu thập thông tin để theo dõi liên lạc

Có một nhu cầu chưa từng có cho việc truy vết liên lạc do dịch bệnh COVID-19 và các giải pháp quản lý khách truyền thống được đặt đúng chỗ để hỗ trợ.

Ian Lowe –  Giám đốc Product Marketing for Identity and Access Management Solutions tại HID Global lưu ý cách hệ thống quản lý khách cấp doanh nghiệp cho phép các tổ chức giảm thiểu rủi ro bằng cách tự động duy trì hoạt động có thể kiểm tra được.

Ghi lại thông tin liên lạc cơ bản như số điện thoại và email rất quan trọng để thực hiện theo dõi và tiếp tục giữ liên lạc với khách hàng, phòng tránh trường hợp di chuyển không xác định. Thông tin này cho phép các nhà quản lý tòa nhà liên hệ với khách truy cập trong trường hợp họ đã tiếp xúc với vi-rút trong khi tại cơ sở.

Duy trì quyền riêng tư dữ liệu

Tuy nhiên, việc thu thập tất cả các dữ liệu này phải được đáp ứng với sự cân nhắc mạnh mẽ về quyền riêng tư, mà không quá phức tạp hoặc nặng nề cho người dùng. Nếu có, những công cụ này sẽ không được thông qua.

“Điều này có thể bao gồm cho phép kiểm tra sức khỏe tại nhà thông qua màn hình trước để giảm nhu cầu kiểm tra xâm lấn tại chỗ, sử dụng công nghệ VMS để theo dõi liên lạc có trách nhiệm mà không cần theo dõi mọi di chuyển trong không gian văn phòng và cung cấp cho khách truy cập mã QR cho đăng nhập” – Harris nói.

Theo Phillips, việc định cấu hình trải nghiệm của khách truy cập với các câu hỏi về du lịch gần đây trước khi thông tin nhận dạng cá nhân (PII) được thu thập đảm bảo rằng trước khi người đó được xác định hoặc yêu cầu đặt tên, quản trị viên có thể đánh giá đủ điều kiện của họ để đến cơ sở trong khi giữ tiêu chuẩn bảo mật cao.

“Điều quan trọng nữa là các báo cáo lịch sử cung cấp chi tiết về khách truy cập bao gồm thông tin về địa điểm và thông tin liên hệ đều tuân thủ Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) và các quy định bảo mật khác” – Lowe nói thêm.

Khi giữ khoảng cách an toàn vẫn là một giao thức quan trọng để hạn chế sự lây lan của COVID-19, đăng ký trước và sàng lọc trước sẽ là các tính năng hữu ích cho các nhà quản lý tòa nhà.

Thẻ:

Có thể bạn quan tâm

Để lại bình luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *